Le tri du « papier »
Si le tri des livres ne présente pas plus de difficultés que les catégories traitées auparavant (ce sont les mêmes critères et les mêmes questions qui seront utilisés) il en va autrement des « souvenirs » et des documents administratifs !
Les « souvenirs » (cartes de vœux, faire-parts, lettres, dessins …) dont on ne veut pas se défaire totalement peuvent être scannés et stockés dans un ordinateur, ceux que l’on souhaite absolument garder pourront être rangés dans une « boîte à trésors ».
Il en va de même pour les photographies.
Trier
En ce qui concerne l’administratif, il ne faut pas aller trop vite en besogne. Certains documents sont à garder un certain nombre d’années, conserver à portée de main une fiche récapitulative pour vous aider à déterminer combien de temps conserver papiers et factures. D’autres, comme les fiches de paie doivent être conservés jusqu’à liquidation des droits, les actes d’état civil (mariage, divorce, livret de famille) et notariés quand à eux,sont à conserver sans limitation de durée .
Après avoir rassembler l’ensemble des courriers et autres qui s’étaient insidieusement glissés dans les recoins les plus surprenants, un premier tri rapide pourra être effectué , destination poubelle : vieilles publicités, enveloppes vides, ticket de CB de 2011, numéro de téléphone sans nom, je vous laisse compléter !
Classer
Ensuite on effectuera un classement par thème : Banque, Assurance, Famille, Logement, Impôts et taxes, Santé, etc. Un premier tri permettra de jeter tout ce qu’il n’est plus utile de garder puis de classer chronologiquement les différentes piles. Ce rangement permettra ultérieurement de se débarrasser facilement des anciens documents.
Enfin, il faudra différencier les documents à archiver de ceux de l’année en cours qui doivent rester à portée de main. On peut utiliser un trieur, des classeurs, des pochettes, l’essentiel c’est de pouvoir repérer facilement le contenu. Chacun ordonne à sa guise. On peut choisir un classeur “famille” ou une pochette pour chaque membre du foyer. L’important est de savoir où sont les choses et pouvoir y accéder facilement en cas de besoin.
Archiver
Les documents plus anciens, à garder, seront archivés, sans oublier de noter le contenu de chaque boîte/classeur !
Une fois par an, on archive les papiers de l’année qui vient de se terminer (s’ils sont à garder plus d’un an) on se débarrasse des autres ainsi que des documents devenus obsolètes, et on y ajoute ceux de l’année terminée. On en profitera pour évacuer aussi les notices d’utilisation des différents appareils (qui peuvent souvent se retrouver sur internet) et les factures dont on a plus l’utilité.
En rentrant chez soi, généralement avec le courrier à la main, on peut effectuer un 1er tri : en ouvrant le courrier, mettant à la poubelle enveloppes et autres documents sans importance. Un « stop pub » allège efficacement cette étape ! Ensuite il suffit de deux rangements :« à traiter » / « à classer » … et le tour est joué à condition de penser à prévoir un temps de traitement puis de classement régulier !
De nombreuses administrations proposent désormais le stockage en ligne, la dématérialisation de divers documents (relevés bancaires, avis d’imposition, attestation CAF ou assurances, etc). C’est une alternative au stockage à domicile qui, en plus, évite la production de déchet.